Dokumentenverwaltung / Dokumentenarchivierung / Dokumentenmanagement 

Während eines Arbeitstages sammeln sich üblicherweise eine Vielzahl Briefe, Faxe, E-Mails oder andere Schriftstücke an, die aufgrund der Fülle schwer auf eine Festplatte oder per Hand in Aktenordner abgelegt werden können. Angesichts der Informationsflut oder mehrerer bearbeitender Mitarbeiter, von denen möglicherweise jeder eine andere Art der Archivierung bevorzugt, gestaltet sich die Suche nach dem richtigen Dokument oft sehr mühsam.

Mit dem Archivierungsmodul bietet Ihnen 3S eine speziell auf Ihre Bedürfnisse als mittelständisches produzierendes Unternehmen zugeschnittene Archivierungssoftware für ein modernes und flexibles Management von Dokumenten. Ob Rechnungswesen oder Vertrieb, aus jedem Betriebsbereich lassen sich Prozesse mit 3S elektronisch archivieren sowie automatisch von mehreren Angestellten einsehen und bearbeiten, sodass Sie Platz sparen und Kosten senken. Problemlos bearbeitet der im Modul eingesetzte Scanner bis zu 50 beidseitige Seiten auf einmal, wodurch Sie Rechnungen, Angebote oder Aufträge in das Gesamtsystem einpflegen und folglich alle wichtigen Einkaufs- oder Produktionspapiere schnell und zuverlässig an der richtigen Stelle finden.

Nachweise jeglicher Art und Herkunft, ob Lieferscheine, Quittungen oder Ähnliches, implementieren Sie ohne viel Arbeit in das 3S-System, welches die Angaben auf Mausklick mit dem gewünschten Vorgang verknüpft. Mithilfe eines ausgefeilten Recherchesystems inklusive Volltextrecherche identifizieren Sie zielgerichtet und effektiv alle Daten auf schnellstem Wege. Anhand der Volltextrecherche ermöglicht Ihnen 3S auch die systematische Suche nach einzelnen Begriffen in den Dokumententexten. Lästiges Ordnerdurchsuchen und -schleppen gehört damit der Vergangenheit an. Selbst auf Reisen behalten Sie den Überblick und wissen sofort, welches Dokument welchem Vorgang entspricht.

Hinterlegen Sie pro Beleg beliebig viele Abläufe oder organisieren Sie die Materialien je nach Ereignis. Auch umfangreichen Vorgängen ordnet die 3S-Software bei automatischer Verwaltung und Koordination die richtigen Informationen zu. Schriftstücke stehen den Mitarbeitern dank übersichtlich organisiertem Dokumentenpool zu jeder Zeit und allerorts zu Verfügung. Bei allseitig ausführbarem Zugriff bestimmen Sie, welche Benutzer oder vorher abgegrenzte Benutzergruppen die adäquate Erlaubnis besitzen, Dokumente einzusehen. Durch diese einfach zu handhabende Verwaltung von Rechten, die 3S für alle Softwaremodule arrangiert, liegt es in Ihrer Hand, welcher Benutzer Zugriff auf welche Papiere hat und gegebenenfalls weiterbearbeitet.

Recherche nach einem Dokument in der 3S Software