Die ERP-Checkliste – so gelingt die Softwareauswahl

Sie haben hohe Erwartungen an die Einführung eines Enterprise Resource Planning-Systems? Wir haben Ihnen daher diese Checkliste zur Auswahl eines ERP-Systems erstellt.
Sie wünschen sich vermutlich: 

• eine Optimierung betrieblicher Abläufe
• die Möglichkeit zur raschen Reaktion auf Veränderungen des Marktes
• die bestmögliche Gestaltung der Geschäftsprozesse
• sowie die Eröffnung neuer Potenziale für Ihr Geschäft.

Um diese Ziele mit Hilfe von ERP-Systemen erreichen zu können, benötigen Sie eine Software, die optimal zu Ihren Unternehmensprozessen passt. Wir unterstützen die Suche mit einem Vorschlag zur Vorgehensweise bei der ERP-Auswahl mit einer Checkliste zur Überprüfung Ihrer konkreten Anforderungen.   

WARUM EINE ERP-CHECKLISTE SINNVOLL IST

Die Auswahl eines ERP-Systems stellt besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ein (Teil-)Projekt dar, das, im Verhältnis zur Gesamtzahl der Mitarbeiter, viele Ressourcen binden kann. Auch deshalb tun sich viele Firmen innerhalb der ersten Phase im Auswahlprozess schwer oder zögern insbesondere im Falle der Migration auf ein neues System.

Die Einführung eines (neuen) ERP-Systems bedeutet:

• alle Prozesse werden mit der neuen Unternehmenssoftware geplant und gesteuert
• eine enge und langfristige Bindung an Software und Softwareanbieter

 Deshalb sollten die Prüfkriterien nicht auf die Funktionen der Anwendung beschränkt sein. Wichtig sind ebenso die Fragen zum Anbieter einer Software:

Welche Erfahrung hat der Softwareanbieter, mit wem arbeitet er zusammen?

• Ist der Anbieter auch der Hersteller der Software?
• Wie ist es um die finanzielle Bonität des Softwareherstellers bestellt?
• In welchen Branchen und betrieblichen Bereichen kommt die ERP-Software des Anbieters bisher erfolgreich zum Einsatz?
• Kann der Anbieter Ihnen die Software in der Cloud anbieten oder nur zur Installation auf einem Server lokal oder in einem Rechenzentrum?

Unsere Checkliste zur ERP-Einführung gibt Ihnen einen Rahmen zur Prüfung der relevanten Kriterien, damit Sie das für Sie passende System und den passenden Partner finden können. So bekommen Sie Sicherheit im möglicherweise ungewohnten (Auswahl-)Prozess. Die Kontrolle mittels Prüfliste trägt überdies dazu bei, Fehler bei der Ermittlung der Auswahlkriterien und bei der Softwareauswahl selbst zu vermeiden.

WARUM SIE BEI DER ERP-EVALUATION DIE CHECKLISTE ANWENDEN SOLLTEN 

Um das passende Programm zu finden, das die tägliche Arbeit in einem CRM, in der Personalwirtschaft, Warenwirtschaft und Produktionsplanung sowie in vielen anderen Unternehmensbereichen optimiert und vereinfacht, braucht es als Mindestanforderung einen Mitarbeiter, der die Geschäftsprozesse der Firma kennt und im besten Fall Erfahrungen im strukturierten Management von Projekten mitbringt; am besten lässt sich die Aufgabe im Team mit key-usern lösen. Dem Projektleiter oder dem Projektteam wird unser Leitfaden bei der Bedarfsanalyse, bei der Erstellung eines Lastenheftes und den weiteren Schritten helfen. Wenn Sie mit key usern arbeiten, sollten diese dabei auch die, für Ihr business relevante Rahmenbedingungen prüfen.

ANMERKUNGEN ZUR VERWENDUNG

Unsere Checkliste listet für Sie sämtliche Anforderungen an ein ERP-System auf, die ein Unternehmen haben kann. Kreuzen Sie die für Sie zutreffenden Punkte online an. Als Ergebnis erhalten Sie eine übersichtliche Aufstellung Ihrer Auswahl, die als Richtschnur für Ihre Gespräche mit Softwareanbietern dienen kann. Mit dem folgenden Link können Sie unsere ERP-Checkliste auch herunterladen ohne irgendwelche Formulare auszufüllen.

CHECKLISTE ERP

WAS IST FÜR IHR UNTERNEHMEN BESONDERS WICHTIG?

STEUERUNG DER PRODUKTIONSPROZESSE

• Dokumentation von Produktionsparametern
• Planung der Mitarbeiter und ihrer Arbeitsplätze
• Planung der Auslastung von Maschinen
• Zeit- und Kostenersparnis (z.B. durch besseren Überblick über die  Produkt(fertigungs)wege)
• Kontrolle und Transparenz (z. B: Überwachung der rechtzeitigen Prüfung von bestelltem Material)
• Fehlerquote senken

KOMMUNIKATIONSPROZESSE EFFIZIENTER GESTALTEN

• direkte Kommunikationswege: one to many, many-to-one
• bereichsübergreifende Kommunikationsprozesse und Informationsverknüpfung (auch für verbessertes Berichtswesen)
• automatischer Informationsfluss, automatisierte Benachrichtigungen

KUNDENKOMMUNIKATION VERBESSERN

• beschleunigte Feedbackprozesse (schnellere und effektivere Reaktion, die zur Vertiefung der Kundenloyalität beiträgt)
• automatische Informationsweitergabe (Bestätigungen etc.)

KOMMUNIKATION MIT EXTERNEN DIENSTLEISTERN UND LIEFERANTEN

• automatisierte Workflows

SCHNELLERE ANPASSUNG AN UNTERNEHMENS- UND MARKTVERÄNDERUNGEN

• Masken / Views selber anpassbar
• können Sie eigene notwendige Veränderungen am Systemdesign an den Daten, Views und Formularen schnell und sicher abbilden?
• Moderne Datenhaltung Cloud/Hybrid Lösung zur schnellen unternehmensweiten Veröffentlichung von Veränderung.

PRODUKTIVITÄTSSTEIGERUNG

• Verkürzung der Zyklen u. Ä.
• Auftragskontrolle und -überblick
• Lagerbestand senken
• Lieferfähigkeit optimieren

VORBEREITUNG AUF MÖGLICHE VERÄNDERUNGEN / ENTWICKLUNGEN IM UNTERNEHMEN

• neue Niederlassungen an das ERP-System anbinden
• komplexere Prozesse in der ERP-Software abbilden

MODERNISIERUNG UND DIGITALISIERUNG DER ARBEITSSITUATION

• mobil arbeiten: mobiler Zugriff auf Unternehmensdaten und Projekte per Smartphone, Tablet-PC, Notebook (Steuerung der Produktion, Bestellvorgänge überwachen etc.)
• externe Mitarbeiter besser integrieren
• Home Office ermöglichen
• automatisch anpassen: auf die Größe anderer Geräte, auf mobile Terminals, Handys, iPads, Tabletts etc..

WELCHE FUNKTIONALEN ANFORDERUNGEN SOLL DIE ERP-SOFTWARE ERFÜLLEN UND WELCHE BEREICHE SOLLEN BEDIENT WERDEN?

• Waren-/Materialwirtschaft: Seriennummernverwaltung / Chargenverwaltung: Chargenherkunft, Chargenverfolgung / Variantenverwaltung / Lagerverwaltung / Inventur / Lagerbestandsführung / Mehrlagerverwaltung / Konsignationslager
• Produktion: Produktionsplanung (Realisierbarkeit auch unvorhergesehener Aufträge) / Management sich schnell verändernder Produktpaletten / Kapazitätsplanung / Ressourcenplanung
• Produktdatenmanagement: Stücklisten / CAD-Dateien / Produktinformationsdaten / Produktvarianten
• Einkauf: Lieferantenanalyse / Bestellüberwachung / Abrufbestellungen / Rahmenleistungen / Kontrakte
• Verkauf: Angebotserstellung / Preisermittlung / Kreditlimit / Verfügbarkeit / Rahmenleistungen / Kontrakte
• Außendienst: Vertreterabrechnung / mobile Datenerfassung / Besuchsberichte / Provisionsabrechnung
• Versand: Kommissionierung / Versandkostenermittlung / Exportabwicklung / Intrastat / Rücksendeverfolgung / Ursprungszeugnisse / Konformitätserklärung
• E-Commerce: Verwaltung / Betreiben eines Web-Shops / Schnittstellen zu Amazon, Ebay / Pflege der Verkaufsartikel und Bilder innerhalb eines Artikelstamms / Verwaltung verschiedene Bilder / Konditionen in verschiedenen Shops
• Fakturierung und Rechnungswesen: Schnittstellen zu Datev, ELSTER usw. / Auslandszahlungsverkehr / Buchhaltung / Budgetierung / Rechnungen (Sammelrechnungen, Wartungsrechungen, etc.) / Gutschriften / Belegmanagement / Umsatzstatistiken
• Finanzwesen: externes Rechnungswesen (Hauptbuchhaltung, Nebenbücher: Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung) / internes Rechnungswesen (Controlling) / Finanzwirtschaft
• Personalwesen: Lohn- und Gehaltsabrechnung (Personalabrechnung) / Zeiterfassung / Personaleinsatzplanung / Reiseabrechnung / Veranstaltungsmanagement / Bewerberverwaltung / Personalkostenplanung / Personalentwicklung
• Stammdatenverwaltung: zentrale Verwaltung konsistenter Daten zu Kunden, Lieferanten, Produkten, Anlagegütern, Personal und Konten
• Dokumentenmanagement: Verwaltung u.a. von E-Mails, Faxen, Belegen, Vertragsunterlagen (auch eingescannten Papierdokumenten) in digitaler Datenbank
• Kundenmanagement (CRM): Kampagnenmanagement / Interessentenverwaltung / Vertriebsaufgaben / Newsletter / Kunden- und Interessentenhistorie
• Marketing: Absatz- und Vertriebsplanung / Produktmanagement / Projektmanagement / Verkaufsförderung
• Berichtwesen: Erstellung eigener Berichte / Auswertungen / Schnittstellen zu Excel / Dokumentation des kompletten Datenbankinhalt
• Monitoring: Nachvollziehen der Handlungen einzelner Mitarbeiter / Preishistorie
• Forschung und Entwicklung: Analysen / Fehlermanagement / Qualitätssicherung

IN WELCHE TECHNISCHE INFRASTRUKTUR SOLL DAS ERP-SYSTEM INTEGRIERT WERDEN?

• Arbeiten auf eigenem Server
• Cloud-basiertes Arbeiten
• beide Arbeitsformen notwendig: Server- und Cloud-basiert (hybrid)
• Vertriebskanal B2B
• Vertriebskanal B2C
• Webshop
• automatisiertes und individualisiertes Sortiments- und Preismanagement
• Schnittstellen zu anderen Software-Programmen notwendig?
• Kommunikationssysteme
• MS-Office oder andere Datenverarbeitungsprogramme
• Art des Betriebssystems (3S ERP-Software ist betriebssystemunabhängig!)
• technischer Support intern vorhanden
• Anpassung an Fremdsprachen / Fremdwährungen notwendig
• Dokumentation von Daten, manuelle Ergänzung von Informationen

WENN SIE EINE ERP-EINFÜHRUNG PLANEN, VERGESSEN SIE NICHT, DIE FOLGENDEN PUNKTE ZU KLÄREN.

UNTERNEHMENSPROFIL: WAS MACHT SIE ALS UNTERNEHMEN AUS?

• Branche
• Fertigungsart
• Unternehmensgröße
• Anzahl der gewünschten ERP-Arbeitsplätze für das gesamte Unternehmen
• Benennung eines Wunschtermins zur ERP-Einführung
• Verfügbares Budget
• Art der geplanten Finanzierung (Kauf, Miete, Leasing)

ABLAUF DER ERP-EINFÜHRUNG: WIE KLAPPT DIE EINFÜHRUNG AM BESTEN?

• Zeitplan: Planen Sie Zeit zur Vorbereitung und zur Umsetzung ein
• Planen Sie, wie und welche Daten übernommen werden sollen.
• Findet eine Datenübernahme statt, muss es eine Datenmigration nur von einigen vorhandenen Daten geben?
• Anforderungsprofil in Kooperation mit betroffenen Abteilungen erstellen (Ansprechpartner und Projektmitwirkende und key user vorab bestimmen)
• Erstellung der individuellen Lösung zusammen mit Ihrem ERP-Anbieter: z.B. Pflichtenheft oder flexible Budgetanpassung auf Basis monatlicher Listen
• technische Umsetzung
• Test, Integrationstest
• Personalinformation und Schulung des Personals
• Übergangs- bzw. Einarbeitungszeit
• Anpassungen und Erweiterungen
• Personalplanung
• Auswahl der Projektverantwortlichen und Projektmitwirkenden (aus den einzelnen Fachabteilungen)
• Arbeitszeit
• Budgetplanung (ist genug Budget eingeplant?)
• Updatekosten
• Fixkosten
• Ziele und Erwartungen klar definieren

ANBIETERANFORDERUNGEN: WAS SOLLTE IHREN ZUKÜNFTIGEN SOFTWAREANBIETER AUSZEICHNEN? FRAGEN SIE UNS!

BRANCHENKENNTNISSE

• Anbieter, der ebenso wie die Mitglieder seines Teams die Branche des Anwenderunternehmens umfassend kennt und daher entsprechend beraten kann

ERFAHRUNG

• Es ist ein Anbieter, der ebenso wie sein Produkt mehrere Jahre am Markt ist und immer wieder Umstieg auf neue Technologien gemeistert hat
• Anbieter, der das Einsetzen und Ersetzen von ERP-Systemen schon vielfach realisiert hat
• Anbieter hat eine Strategie, die schnelle und optimale Implementierung des Systems erlaubt

KNOW-HOW

• agiler Anbieter, der neue Anforderungen schnell erkennt

FLEXIBILITÄT

• Anbieter, der kundenspezifische Anpassungen seiner Software vornehmen kann, um so maßgeschneiderte / individuelle Lösungen liefern zu können
• Anbieter kann auch Anpassbarkeit an zukünftige Anforderungen garantieren

BERATUNG / SERVICE

• Anbieter, der Wissen über neues ERP-System umfassend vermittelt, Schulungen / Workshops anbietet, Hotline und Notdienst bereithält

WARTUNG

• Anbieter sichert die Aktualität der Software und ihrer Funktionen durch Weiterentwicklungen, die in Releases münden

REFERENZEN

• Anbieter, der von anderen Kunden gute Beurteilungen erhalten hat

BONITÄT

• Anbieter, dessen Finanzauskunft/ Kreditwürdigkeit zeigt, dass er Sie auch in Zukunft betreuen kann

ZUKUNFTSFÄHIGKEIT

• Anbieter sollte seine Lösung – unter Berücksichtigung neuer Geschäfts- und Technologietrends – weiterentwickeln
• ERP-System des Anbieters sollte Veränderungen mühelos zulassen und mehrere Zyklen technologischen Fortschritts “überstehen”
• Die Datenbasis beruht auf einer langfristig verfügbaren und gepflegten Plattform wie Microsoft SQL Server, SAP HANA, mySQL, MariaDB
• Anbieter kann mehrjähriges, kontinuierlichen Wachstum vorweisen und hat sich verpflichtet, sein ERP-System in der Zukunft fortzuführen (so dass Ihre Investition sicher ist)