GoBD

GoBD bedeutet laut Definition des Bundesministeriums der Finanzen BMF: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. 

Die GoBD sind damit hinsichtlich der elektronischen Buchführung die Spezifikation der allgemeingültigen GoB für den Unternehmer. Anstelle der einfachen Führung und Aufbewahrung, handelt es sich bei GoBD um die Einhaltung der Grundsätze für digitale Dokumente. Also Schriftstücke, die Sie z. B. per E-Mail erhalten oder die Sie einfach scannen.

Am 1. Januar 2017 wurde es ernst. Ab diesem Datum können die Finanzverwaltungen nicht nur Datenzugriff, sondern auch eine Verfahrensdokumentation fordern. Nicht nur Ihre Rechnungen, auch alle anderen Geschäftsvorfälle und Bücher, in denen es um Rechnungen oder andere steuerlich relevanten digitalen Dokumente und Belege geht, sind betroffen. Wichtig für den steuerpflichtigen Unternehmer sind hier die Auswertbarkeit und Nachprüfbarkeit aller steuerrelevanten Geschäftsvorfälle.

Wie arbeite ich GoBD konform?

Die Einhaltung dieser gesetzlichen GoBD-Richtlinien verlangt nicht nur nach einem Softwaremodul oder einer Schnittstelle. Selbst ein nahezu papierloses Büro wird sich trotz elektronischer Rechnungen und Dokumentenmanagementsystem genau überlegen müssen, welches Schriftstück zu archivieren ist und wie lange es aufbewahrt werden muss.

Unsere Software kann Ihnen daher zusammen mit unserem Modul zum Dokumentenmanagement nur ein Werkzeug sein, diese Grundsätze einzuhalten. Natürlich helfen wir Ihnen gerne dabei, Ihre Prozesse im Hinblick auf die GoBD zu prüfen. Schließlich ist 3S nicht nur ein Softwarehersteller, sondern auch ein Partner, wenn es um Beratung und um Ihre Prozesse geht. Wir erstellen mit Ihnen gemeinsam eine Verfahrensdokumentation, die weit über die Anforderungen der Buchhaltung hinausgehen. In dieser Verfahrensdokumentation legen Sie fest, wo und wie Sie Ihre Unterlagen, Ihre Dokumente und Ihre Bücher ablegen und aufbewahren, um die Grundsätze der GoBD zu erfüllen.

Alles das kann bei der nächsten Betriebsprüfung auf Sie zukommen. Daher arbeiten Sie ja genau entsprechend Ihrer selbst erstellten Dokumentation alles ab. Jedes archivierte Dokument erhält ein Ablaufdatum, welches sich nach den festgelegten Aufbewahrungsfristen richtet. Unabhängig davon, ob das Dokument automatisch von 3S archiviert wird oder sie es scannen, die Finanzbehörden erhalten auf diesem Weg stets eine lückenlose Dokumentation mit revisionssicher archivierten Dokumenten. 

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können Sie übrigens selbst festlegen, was mit den Dokumenten passieren soll. Sie können Sie löschen, oder auch auslagern und verschlüsselt langzeitarchivieren. So bleibt nur bei Bedarf, für Sie die Auswertbarkeit alter Belege erhalten. Eine Betriebsprüfung würde dann die abgelaufenen Dokumente nicht mehr sehen, aber Sie können – wenn Sie wollen – noch darauf zugreifen.

Was bedeuten die GoBD Richtlinien für mich?

Relevant für die GoBD-Richtlinien sind laut BMF-Schreiben nicht nur alle digitalen Daten, die direkt mit Verkauf, Beschaffung und Buchführung zu tun haben (wie Ein- und Ausgangsrechnungen), sondern auch alle damit verbundenen, gespeicherten Daten, Belege und Vorgänge. Dies kann eine handschriftliche Aufzeichnung eines Telefongespräches sein, aber auch eine gescannte oder digitale Anfrage eines Kunden, welche später zu einem Auftrag führt. 

Wenn Sie steuerlich relevante Unterlagen für die Buchhaltung speichern, muss jede Änderung daran nachvollziehbar sein. Es reicht also nicht, einfach eine Word-Datei zu speichern. Sobald Sie diese aufbewahrungspflichtige Datei aber in unser 3S Dokumentenmanagement (LINK) überführen, wird jede Änderung an dem Dokument der Vollständigkeit halber auch eine neue wiederum aufbewahrungspflichtige Datei generieren. Hierdurch bleibt alles nachvollziehbar. Diese Vollständigkeit aller Dokumente, Buchungen und deren Änderungen zu gewährleisten ist immer wichtig, nicht nur für das Finanzamt. Unsere Archivierung automatisch jede Änderung erfassen. Änderungen von Buchungen in der Buchhaltung (LINK) können wir hierbei genauso erfassen, wie ein Angebot, welches Schritt für Schritt an Kundenwünsche angepasst wird. 

Auch eine E-Mail, in welcher z. B. nur über eine Reklamation diskutiert wird, gehört eindeutig zu den entsprechenden Geschäftsvorfällen. Daher sind Sie als Unternehmer dazu verpflichtet, auch diese E-Mail zu archivieren, wenngleich Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht wissen, ob diese Belege relevant werden wird. Solch eine E-Mail muss also auch für den Datenzugriff der Finanzverwaltung seit 2016 konform mit den GoBD zur Verfügung gestellt werden.

GoBD und ERP-Systeme – wie hängt das zusammen?

Unsere 3S GoBD Schnittstelle macht Ihnen die ordnungsmäßige elektronische Archivierung digitaler Aufzeichnungen leicht. Durch die Integration und Verknüpfung aller Softwaremodule und durch die hohe Integration von eigenen ERP, CRM, Archivierungs- und E-Mail-Archivierungsmodulen ist eine ordnungsmäßige GoBD-konforme Archivierung aller relevanten Dokumente nahezu selbstständig möglich. Alle Regelungen können damit befolgt werden und mit einer ordnungsgemäßen unveränderbaren Archivierung wird jedes relevante Dokument aufbewahrt.

Ein- und ausgehende E-Mails von Kunden oder Lieferanten werden genauso automatisch archiviert, wie eine von Hand eingescannte, handschriftliche Notiz zu einer Bestellung. Sobald das Dokument Bestandteil eines steuerpflichtigen Vorganges wird oder werden kann, wird es gespeichert. Im Zweifel speichern wir für das Finanzamt lieber ein Dokument zu viel als eins zu wenig.

Wie regelt man die Archivierung des E-Mail-Verkehrs, GoBD-konform?

Um den GoBD Rechnung zu tragen, haben wir im Jahr 2017 und Anfang 2018 unser neues ERP-Modul GoBD-Schnittstelle zur Archivierung und Aufbewahrung elektronischer Post um die Funktionalität zur GoBD-konformen Aufzeichnung dieser Unterlagen ergänzt. 

Die vom BMF geforderte einheitliche Archivierung elektronischer Dokumente hat neben der, seitens GoBD geforderten Aufbewahrung dieser Unterlagen nicht nur Vorteile für die Finanzverwaltung, sondern auch direkt für Sie als Unternehmer: Sie finden diese unveränderbar gespeicherten Dokumente dort, wo Sie sie auch am liebsten finden möchten. Nämlich zugehörig und für jeden Mitarbeiter leicht nachvollziehbar beim Kunden oder Lieferanten. Diese Grundsätze der multiplen Verknüpfung von digitalen Daten ist elementarer Bestandteil unseres neuen 3S Azul-Framworks. Deshalb fällt es uns auch vergleichsweise leicht, diese Grundsätze zu erfüllen, die Sie als Unternehmer erfolgreich und GoBD-konform arbeiten lässt.

Egal, wer die E-Mail in Ihrem Haus gesendet oder empfangen hat, sie wird gespeichert und automatisch dem Kunden oder dem Lieferanten zugeordnet. Ihre Mitarbeiter können also – Berechtigung vorausgesetzt – automatisch eine Mail lesen, die z. B. von einem Kunden kommt, auch wenn dieser nur einen Empfänger angegeben hat.

Ihr bisheriger Server (z. B. Microsoft Exchange Server, oder Office 365 / Microsoft 365) arbeitet genauso weiter wie zuvor. Er sendet lediglich eine Kopie jeder ein- und ausgehenden E-Mail an unser Archivsystem, welches die Mail archiviert, automatisch zuordnet und nebenbei auch noch die GoBD Anforderungen der Unveränderbarkeit gewährleistet. Hiermit entsprechen wir nicht nur der GoBD, sondern auch anderen z. B. steuerlichen Gesetzen.

Was ist GoBD?

„Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“. Diese sind die allgemeingültigen Regelungen für Unternehmer zur Buchführung in Deutschland. Die Richtlinien sind zum Teil im HGB (kodifiziert) festgehalten und zum Teil unkodifiziert, also ungeschrieben und müssen abgeleitet werden.