Projektmanagement

Das 3S Projektmanagement dient zum einen der Zusammenfassung, Bündelung, Darstellung und Verwaltung aller im ERP vorhandenen Informationen zu einem Projekt. Hierzu zählen terminliche und finanzielle Vorgaben und Überwachung dieser Ressourcen durch unsere Projektmanagement-Tools. Gerade Einzelfertigung, Maschinenbau oder auch die Baubranche profitieren besonders vom 3S Projektmanagement.

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Risikomanagement in Ihren Projekten

Behalten Sie mit unserer Projektplanungssoftware jederzeit die geplanten Kosten Ihres Projektes im Griff. Erstellen Sie mithilfe der Projektmanagement-Vorlagen einen Projektplan und überwachen Sie Termine, einzelne Projektphasen und Ihre Lieferanten und Mitarbeiter.

Dank unserer 3S Workflows können Sie jederzeit auch automatisch bei Abweichungen z. B. per E-Mail informiert werden. Natürlich können Sie unsere Projektmanagement-Software auch in der 3S Cloud verwenden.

Was im Projektmanagement zu einem Projekt gehört

Die tatsächliche Einteilung überlassen wir selbstverständlich ganz Ihnen. In jedem Fall übernimmt 3S jedoch die übersichtliche Koordination und detaillierte Organisation.

Per Mausklick fasst 3S beliebige Vorgänge zu einem Projekt zusammen, sodass Sie diese auch im hektischen Betriebsalltag schnellstens zur Bearbeitung auffinden.
Je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ordnet 3S Lieferscheine, Angebote, Rechnungen, aber auch Kalkulationen, Rahmenaufträge oder Bestellungen in das jeweilige Projekt ein.
Jedem Projekt können entsprechende Kostenstellen und Kostenträger zugeordnet werden, um konzeptspezifische Standardeinstellungen zu übersteuern. Hierdurch wird auch im Controlling und in der Kostenrechnung später projektspezifisch abgerechnet. Außerdem wird hierdurch die Budgetierung einzelner Projekte möglich.
Zur optimalen Organisation trägt die automatische Terminliste bei. Mit dieser Funktion sorgt 3S dafür, dass Sie bei Bedarf rechtzeitig handeln und Fristen frühzeitig erkennen. Auf Knopfdruck erhalten Sie innerhalb der Projektübersicht alle relevanten Informationen über zugeordnete Vorgänge. Im Detail stellt Ihnen 3S alle gewünschten Angaben zur Verfügung.
Auch Lagerbestände, überfällige Bestellungen, Einkaufsinformationen und Zeiten eines Nutzers können in den 3S Programmen projektspezifisch betrachtet werden.

Das Projektinformationstool gibt Ihnen in einem Fenster Auskunft über alle projektrelevanten Bereiche – auch aus der Stückliste.

Die 3S Projekte beziehen sich nicht nur auf die Projektmanagement-Software selbst, sondern weitestgehend auf alle Programmteile. Der Grund dafür ist, dass fast alle Vorgänge einem Projekt zugeordnet werden können. Grundsätzlich dienen Projekte dazu, Vorgänge unterschiedlichster Art für die Nutzer zusammenzufassen.

Es ist zusätzlich möglich, externe Vorgänge einem Projekt zuzuordnen. So ist eine schnell und unbürokratische Suche sichergestellt. So können Sie unter anderem Textdokumente, Tabellen, Zeichnungen oder auch beliebige andere Dateien wie CNC Maschinenprogramme einem Projekt zuordnen.

Projektmanagement mit Meilensteinen

In der Projektplanung können Meilensteine für die Projektplanung definiert werden. Projektmanager oder auch Mitarbeiter sehen so z. B. in einem Gantt Diagramm, wann wichtige Projektziele erreicht oder überprüft werden müssen.

Gantt-Diagramme

Hier sehen die Benutzer, für die Zeitplanung Ihres Projektes, einzelne Projektphasen. Diese verschiedenen Projektphasen können die Benutzer vorher definieren. Sie können mehrere zusammenhängende Projektphasen auch aus vorher erstellten, eigenen Vorlagen kopieren und danach anpassen. Diese Vorgehensweise ist bei ähnlichen, wiederkehrenden und komplexen Projekten viel effizienter, als jedes Mal die komplette Struktur neu anzulegen.

Diese einzelnen zusammenhängenden Prozesse sind danach gemeinsam und voneinander abhängig über die Zeit in einem Planer dargestellt. Die Balken in dem Diagramm können je nach Projektfortschritt in der Ansicht gefüllt werden. Teammitglieder sehen so auf einen Blick, was wo noch zu tun ist und wo es an etwas mangelt.

Dokumente

Sofern Sie das 3S integrierte Dokumentenmanagement (DMS) verwenden, können Sie alle Dokumente und auch andere Dateien dem Projektteam noch effizienter innerhalb der Anwendung verfügbar machen. Diese Dokumente können dann gemeinsam und effektiver genutzt werden, weil jeder berechtigte Nutzer Zugriff auf die entsprechende Ressource hat.

Aufgaben / Aufgabenmanagement

Auch das Verfolgen von Aufgaben, welche Mitarbeitern, Projekten und Kunden zugeordnet sind, gehört mit zum Funktionsumfang dazu. Die Anwendung organisiert die entscheidenden Aufgaben und überwacht auf Wunsch auch die Aufwände und den Fortschritt jedes Arbeitsablaufs oder jeder Aufgabe. Berichte, Checklisten, To-do-Listen und andere Auswertungen sind im Funktionsumfang verfügbar und können jederzeit gedruckt oder auch gemailt werden.

Zeiterfassung für das Projektmanagement

Neben der Anwesenheitszeit, welche mit unserer Personalzeiterfassung (PZE) erfasst wird, können wir mit unserer Betriebsdatenerfassung (BDE) Zeiten während der Produktion erfassen. Die Erfassung folgender Zeiten ist projektspezifisch möglich:

BDE: Hier lassen sich Zeitbuchungen durchführen, deren Arbeiten aus Produktionsaufträgen resultieren und meist an einem Arbeitsplatz oder einer Maschine aufgrund von komplexen strukturierten Informationen wie Stücklisten und Arbeitsgängen stattfinden.
Scrum: Zeiten, die auf einen Scrum-Feature-Task gebucht werden
Projektaufgaben: Zeiten, die auf Projektaufgaben auf ein Projekt gebucht werden wie Verwaltung, Konstruktion, Vertrieb, aber auch Zeit für kostenpflichtige Arbeiten selbst, wie das Projektmanagement.

Workflow

Mit 3S Workflows (Systemaufgaben) organisieren wir Automatismen, die aufgrund Veränderungen in den Daten getriggert, also ausgelöst werden können.

So können wir eine Aufgabe erstellen, sobald eine bestimmte Ware eintrifft oder ein entscheidender Schritt zu einem Datum noch nicht erfolgt ist. Auch vorher definierte Budgets in der Kostenrechnung können über einen zeitlich gesteuerten Workflow (jeden Abend um X-Uhr, wöchentlich, monatlich …) überwacht werden. Sollten dann Budgets überschritten werden, können entsprechende Nachrichten an die verantwortlichen Mitarbeiter gesendet werden.

Nachkalkulation / mitlaufende Kalkulation

Projekte dienen also nicht nur der besseren Übersicht in der 3S ERP Software, sondern können Ihnen auch – mithilfe unserer Projektmanagement-Tools – Funktionalitäten zur Terminplanung bereitstellen oder mit Projektkostenstellen und Projektkostenträgern eine Nachkalkulation oder eine permanente Kalkulation ermöglichen.

Agile Management

Wenn es sich bei dem Projekt um ein „Agile Management“ Projekt handelt, haben wir die Möglichkeit, in der 3S Projektmanagement-Software auch das Projekt mit Scrum zu managen.

Scrum-Features

Ein Scrum Feature im Agile Projektmanagement beschreibt einen Punkt des Projektes aus Sicht des Stakeholders im Produktbacklog. Im Sprintbacklog beschreibt das Projektteam oder der Projektleiter, welche Aufgaben wie gelöst wurden und das entsprechende Ergebnis. Jedem Scrum Feature können wiederum einzelne Scrum-Feature-Tasks (ähnlich Aufgaben) zugeordnet werden, auf welche die Mitarbeiter auch Ihre Zeit über die automatische Zeiterfassung mit nur einem Klick auf den entsprechenden Task erfassen und buchen können. Das vereinfacht den Teammitgliedern und den Projektmanagern die Verwaltung von größeren Scrum-Features.

Sprints

In einzelne Sprints definieren Sie die Laufzeit des Sprints und können die zugehörigen Mitarbeiter auch terminlich planen. Die einzelnen Scrum-Features werden dem jeweiligen Sprint zugeordnet. Das Team, das die Verantwortung für das Scrum-Feature übernimmt, wird hier auch zugeordnet.

Lieber das ERP-integrierte Projektmanagement nutzen oder eher Microsoft Project?

Das hängt davon ab, wie sehr ihre einzelnen ERP Prozesse mit dem Projekt verknüpft sind. Von Haus aus kann MS Project hervorragend Projekte verwalten. Wir glauben sogar, dass es damit teilweise schöner geht, als mit einem ERP-System, denn Project gehört mit Sicherheit zu den besten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Dennoch ist viel manueller Pflegeaufwand in den verschiedenen Projects Programmteilen auf den Project PCs oder Servern nötig, damit aus dem Planer vernünftige, übersichtliche Ergebnisse und Gantt-Diagramme für den Nutzer herauskommen.

Der große Vorteil einer ERP-integrierten Projektmanagement-Software ist eben genau diese Integration in die anderen Teile des ERP Systems. Alle, durch diese Integration entstehenden Daten müssen nicht mehr manuell hinzugefügt werden. Das erleichtert die Bedienung. Es gibt nur einen Mitarbeiterstamm, nur einen Arbeitsplatz, nur einen Betriebstagekalender, nur eine Urlaubsverwaltung usw.

Alle diese verschiedenen Programme arbeiten mit derselben Datenbasis und sind durch das ERP System schon miteinander verknüpft und müssen bei der Projektplanung nicht mehr doppelt verwaltet werden. Auch meist wartungsintensive und anfällige Schnittstellen zwischen MS Project und dem ERP System entfallen.

Wenn Sie sich das alles einmal ansehen wollen, fordern Sie doch bitte jetzt einfach eine DEMO an.