EDI Elektronischer Datenaustausch

EDI einfach erklärt

EDI steht für Electronic Data Interchange, also elektronischer Datenaustausch. Ziel beim EDI ist es, dass Formate und Übertragungswege standardisiert werden, damit verschiedene ERP-Systeme miteinander kommunizieren können. Die elektronische Kommunikation zweier unterschiedlicher Systeme ist nicht nur in der Wirtschaftsinformatik ein immer wieder diskutiertes Thema: Mit dem Begriff Industrie 4.0 bekommt jetzt auch EDI noch einmal zusätzliche Bedeutung.

EDI und Industrie 4.0

Warum sollten verschiedene ERP-Systeme überhaupt miteinander Daten austauschen? Alles war früher doch ganz einfach. Also fangen wir einmal an, zurückzudenken. Am Beispiel „Lieferschein und Rechnung“ wollen wir die Schritte aufzählen, die sich im Zuge der Entwicklung hin zu einem Industrie 4.0-gerechten Datenaustausch zwischen zwei Geschäftspartnern entwickelt haben.

Hiervon sind alle Bereich der Industrie betroffen wie das Healthcare Business, die Utilities-Industrie wie Gas und Energiewirtschaft, Maschinen- und Anlagenbau, Zulieferindustrie, Einzelfertigung, Variantenfertiger sowie Serien- und Prozessfertiger.

1990

Ein Lieferschein wurde geschrieben und 2- oder 3-fach ausgedruckt. Dieser Lieferschein wurde vom Empfänger unterzeichnet und kam zum Lieferanten zurück. Der Lieferant hat dann (oft noch manuell) aus dem Lieferschein eine Rechnung generiert. Diese wiederum wurde mindestens 2- bis 3-mal ausgedruckt und per Post zum Kunden geschickt. Die bahnbrechende Erfindung des Telefax, welches das Telex schon einige Jahre zuvor vielerorts komplett ersetzt hatte, wurde zwar in der Angebotsphase bereits oft genutzt, aber für Rechnungen und Lieferscheine wurde es noch längst nicht überall verwendet.

EDIFACT beginnt mit Definition von e-invoicing Nachrichten und definiert erste Standards. Eine großflächige Nutzung über alle Prozesse hinweg ist aber noch nicht abzusehen. Der Gedanke und der Weg zeichnen sich aber schon sehr deutlich auch in vielen Supply-Chain-Management (SCM)-Systemen dieser Welt ab.

2000

Lieferscheine wurden bereits aus Liefervorschlägen generiert, Picklisten und Liefervorschläge erleichterten unseren Kunden die Arbeit. Rechnungen wurden automatisch erstellt, als Sammelrechnungen auftragsbezogen oder auch kundenbezogen zusammengefasst. Der Kunde konnte dieses Dokument dann automatisiert per Fax erhalten und erste Dokumentenarchivierungssysteme machten den Versand von Duplikaten unnötig.

Der Versand dieses Vorgangs per E-Mail war zwar möglich, aber die deutsche Gesetzgebung machte es Firmen noch unnötig schwer. Den Geschäftsdokumenten musste eine vollqualifizierte digitale Signatur hinzugefügt und zusammen mit dem Dokument in digitaler Form sowohl vom Absender und Empfänger aufbewahrt werden. Der Geschäftspartner musste zusätzlich noch die Signatur prüfen. Es war keinesfalls ausreichend, die digital empfangene Rechnung einfach auszudrucken und das Dokument und die Signatur zu löschen. Angesichts dessen hat sich diese Lösung unserer Einschätzung nach nie durchgesetzt. Komplizierte Vorgänge, die aus einer übertriebenen Regelungswut entstehen, haben wir schon genug.

2010

Der einheitliche Informationsfluss zwischen Partnern nimmt Fahrt auf. Lieferscheine reichen nicht mehr aus. Der Gesetzgeber hat noch eine Gelangensbestätigung für innergemeinschaftliche Lieferungen auf den Weg gebracht. Es gibt Gesetze dazu, wie jedes Unternehmen seine Adressen prüfen muss. Es gibt Gesetze, die vorschreiben, dass eine Gutschrift nicht mehr Gutschrift heißen darf. Und so vieles mehr, dass es an dieser Stelle den Rahmen sprengen würde.

Daher widmen wir uns einmal dem Positiven. Davon gibt es zum Glück auch reichlich: Eine digital übermittelte Rechnung muss nicht mehr digital signiert werden. Ein PDF, besser: PDF/A reicht dafür aus. Es muss allerdings in digitaler Form gespeichert werden. Näheres erklären wir bei unseren Modulen GoBD und Dokumentenmanagement. Jetzt aber zurück zum Thema EDI:

ERP und andere Logistik-Produkte werden immer intelligenter, wenn es um die Umsetzung einer Automatisierung geht. Ein Lieferschein muss nicht mehr ausgedruckt und versendet werden. Denn das würde bedeuten, dass der Empfänger die Ware nach der Eingangskontrolle erneut eingeben oder zumindest mit seiner Bestellung abgleichen müsste. Eine per EDI empfangene Bestellung kann automatisch vom Empfänger verarbeitet werden. Dieser Automatismus, welcher Fehler bei der manuellen Erfassung vermeidet, hat aber neben der Datenqualität noch einen anderen entscheidenden Vorteil: Er ist zeitnah – also „Just In Time“.

So kann ein Kunde seinen Lieferanten bereits im Voraus mit einem DELFOR (Delivery Forecast) über die zu erwartenden Lieferungen informieren. Zum Feinabruf verwendet er DELJIT (Delivery Just In Time). Diese Nachrichten erreichen, anders als bei gedruckten Geschäftsdokumenten, über den elektronischen, direkten Informationsfluss den B2B-Geschäftspartner innerhalb von Sekunden. Erst hierdurch wurden die Just In Time Lieferungen an die Tier-1-Zulieferindustrie möglich. Kein Wunder also, dass der VDA eine wesentliche Rolle bei der Entwicklung und Weiterentwicklung der Nachrichtendefinitionen und Übertragungsprotokolle und Übertragungswege spielt.

2023

Heute ist EDI in sehr viele große Firmen integriert. Diese überzeugen wiederum ihre Lieferanten, sich dem Verfahren anzuschließen. Auf diese Weise setzt der elektronische Datenaustausch sich also mit der Zeit im B2B-Umfeld mehr und mehr durch. Lediglich die Komplexität der unterschiedlichen Formate und Übertragungsformen macht es kleineren Firmen noch schwer, denn machen wir uns nichts vor: Der ganze Spaß kostet durch die vielen komplexen Regelungen einfach noch viel Geld.

Keine Frage, bei ausreichender Anzahl an Geschäftsvorfällen ist EDI eine Ausgabe mit hohem ROI, aber was machen die kleineren Unternehmen oder die B2C-Firmen? Auch hier gibt es gute Nachrichten. Zwar hier nicht direkt beim ROI, aber in Bezug darauf, die Zahlung beim Endkunden zu erleichtern.

Eine Initiative von Verbänden, Ministerien und Unternehmen hat das „ZUGFeRD“-Format (https://de.wikipedia.org/wiki/ZUGFeRD) veröffentlicht. Hier wird etwa eine normale PDF-Rechnung erstellt, eingebunden in das PDF sind jedoch zusätzlich alle Daten in maschinenlesbarer Form. Der Empfänger einer ZUGFeRD-Rechnung kann also das Dokument nehmen und es mit Drag-and-drop in seine Buchhaltung ziehen – diese bucht dann das Dokument selbstständig. Kein Wunder also, dass DATEV intensiv an der Ausarbeitung des Formats mitgewirkt hat.

Selbst als Privatkunde profitieren wir von einer solchen ZUGFeRD-Rechung, denn wir können sie mit einem Klick online überweisen. Betrag, Verwendungszweck, IBAN und alle relevanten Daten sind schon da. Es gibt also nicht nur weiterhin viel zu verbessern, es gibt im Jahr 2022 auch schon viele Fortschritte beim B2B- und B2C-invoicing.

Was das 3S EDI leistet

Unser 3S EDI-Modul ermöglicht Ihnen den elektronischen Austausch von Daten und Vorgängen mit Ihren Kunden und Lieferanten. Sie können damit Artikel und Artikelkataloge austauschen, etwa mithilfe von Datanorm-Schnittstellen, aber auch folgende Unterlagen empfangen und versenden:

• Bestellungen,
• Rahmenaufträge und Rahmenabrufe,
• Lieferscheine,
• Lieferavis,
• Rechnungen
• oder auch Belastungen bzw. Gutschriften.

Der Austausch kann dabei z. B. mit EDIFACT, mithilfe von Odette-, AS2- oder aber mit X.400-Protokollen zwischen Ihren Kunden und Lieferanten vorgenommen werden. Sehr viele unserer Geschäftspartner sind mittlerweile mithilfe der 3S-EDI-Schnittstelle an ihre Kunden und Lieferanten angebunden worden.

Die Flexibilität des 3S ERP Systems, die dank modernster XML- und Datenbank-Technologien erreicht wird, macht die Anbindung auch an sehr große EDI-Systeme Ihrer Kunden und Lieferanten einfach und kostengünstig möglich.

Gibt es eine einheitliche EDI-Norm und EDI-Standards?

Die Schaffung einheitlicher EDI-Standards für den elektronischen Datenaustausch ist eine grundsätzliche Anforderung in der gesamten Versorgungskette (Supply Chain). Globale Bestrebungen, welche eine effizientere ECR (Efficient Consumer-Response) verlangen, führten zuerst zu einer Vielzahl von Normen und Vereinbarungen bei allen Standards, so auch bei EDI.

Leider sind einige davon so flexibel gehalten, dass fast jedes große Unternehmen seine eigene EDI-Sprache spricht. Natürlich hält sich jeder an die „Norm“, aber fast jeder Anbieter schafft es trotzdem, Felder anders zu interpretieren, eigene Felder zu ergänzen und andere entsprechend anzupassen. Also bedarf es einiger Erfahrung und Training sowie Tests, bis ein großer Kunde an verschiedene Systeme angebunden ist.

Da wir an unsere Kunden bereits viele große Firmen per EDI angebunden haben, können Sie von unserem Erfahrungswissen profitieren. Volkswagen, Audi, BMW, Mercedes, Ford, GM etc., aber auch Kaufhausketten wie REWE oder Metro haben wir erfolgreich angebunden. Daher existieren bereits fertige Lösungen, auf die wir kurzfristig zurückgreifen können. Sagen Sie uns einfach, welchen Kunden oder Lieferanten Sie per EDI anbinden wollen, wir schauen dann nach, ob bereits eine fertige Anbindung existiert.

Beispiele gängiger Belegarten / EDI-Nachrichten

• ORDERS Order = Bestellung
• ORDRSP Order Response = Auftragsbestätigung
• DESADV Despatch advice message = Lieferavis
• INVOIC Invoice / e-invoicing = Rechnung
• DELFOR Delivery Forecast = Lieferabruf
• DELJIT Delivery Just in Time = Liefer-Feinabruf
• ORDCHG Order Change = Änderung einer Bestellung

Das sind die EDIFACT Nachrichtentypen, mit denen wir am häufigsten konfrontiert werden. Natürlich gibt es noch viel mehr.

Der VDA hatte diese Typen selbst definiert und daher kann es sein, dass Ihnen auch noch etwas begegnet wie VDA4906 für eine Rechnung oder 4905 für einen Abruf. In letzter Zeit gehen auch viele Automobil-Firmen dazu über, EDIFACT-Definitionen zu verwenden.

Ist das EDI-Format einmal geklärt und wird es von beiden Partnern „verstanden“, muss man sich jetzt noch auf die Art der Übertragung der EDI-Nachrichten einigen.

So sieht eine EDI-Nachricht aus – am Beispiel einer ORDRSP-Nachricht

Richtig schön sieht es für Menschen nicht aus, aber hier ist das Beispiel eines Nachrichtenkopfes:

UNH+1+ORDRSP:D:96A:UN:EAN005′

Diese strukturierten Nachrichten, welche von der EDI-Software nach so einem Nachrichtenstandard automatisiert ausgetauscht wird, kann man auch für den Menschen sichtbar machen. Die Zeile oben kann ein EDI-System wie folgt interpretieren:

0062 MESSAGE REFERENCE NUMBER: 1 (AN-14) Eindeutige Nachrichtenreferenz des Absenders. Vom Sender vergebene laufende Nummer der Nachrichten. Identisch mit DE0062 im UNT.
S009 MESSAGE IDENTIFIER
0065 Message type: ORDRSP
0052 Message version number: D
0054 Message release number: 96A
0051 Controlling agency, coded: UN
0057 Association assigned code: EAN005

Dies war nur der oberste Nachrichtenkopf einer Nachricht. Wir wollen Ihnen an dieser Stelle nur eine Idee geben, wie solche elektronischen Dokumente aussehen, nicht die einzelnen Datenformate auseinandernehmen.

Die Übertragung von EDI-Nachrichten zu Ihren Geschäftspartnern

Auch hier gibt es verschiedene Lösungen. Weit verbreitet bei kleineren Unternehmen ist das von ODETTE definierte OFTP (Odette File Transfer Protokoll). Dieses Protokoll wurde definiert, um die EDI-Nachrichten über ISDN zu übertragen. Im Jahr 2016 und 2017 hat sich die Telekom jedoch vorgenommen, das ISDN-Protokoll vom Markt verschwinden zu lassen. Daher haben wir bereits unsere OFTP-Verbindungen aufgelöst und diese durch OFTP2 ersetzt.

Hier findet der EDI-Transfer verschlüsselt im Internet statt. Das OFTP-2 Protokoll spart also Telefongebühren, spart eine eigene ISDN-Leitung und ist zusätzlich noch sicherer. Lediglich ein Zertifikat muss alle 1–2 Jahre gekauft werden. Kosten zurzeit: ca. 300,– EUR pro Jahr. 

Leider ist das bei Weitem nicht der einzige EDI-Übertragungsstandard, es kann auch sein, dass Ihr Kunde AS2-Verbindungen bevorzugt, welche auch über das Internet stattfinden. Teurer wird es nochmals, wenn Ihr Kunde ausschließlich eine X.400-Verbindung zulässt. In diesem Fall muss dafür bei der Telekom eine gesonderte Leitung existieren.

Doch keine Angst, wir kümmern uns um die ganze Übertragung. 3S hat einen eigenen Connector und eigene Leitungen, und diese sind natürlich auch schon mit unserer eigenen Software verbunden. Unsere redundanten Server haben wir bereits 2016 in Hochsicherheitsrechenzentren in die Niederlande verlegt.

Die aufwendige Verbindung zwischen einem EDI-Tool und einem Fremdhersteller oder EDI-Dienstleister, mit einer eigenen Telebox zur Übertragung, können Sie sich also ersparen, wenn Sie die 3S-Software verwenden.

Wie und womit startet man am sinnvollsten bei der EDI-Einführung?

Wenn Sie das Glück haben, diese Entscheidung selbst treffen zu können, ist das wunderbar, aber eine pauschale Antwort gibt es darauf nicht. Wir müssen reden.

In den meisten Fällen kommt einer Ihrer Kunden auf Sie zu und beschreibt relativ präzise, was er von Ihnen möchte. ORDERS (Orders, Bestellungen), ORDRSP (Order Response, Bestellbestätigungen), INVOIC (Invoice, Rechnungen) gehören zu den erforderlichen elektronischen Geschäftsdokumenten, mit denen der automatisierte Austausch mit B2B-Geschäftspartnern oftmals beginnt.

Wie geht es weiter mit EDI?

Nehmen Sie doch einfach Kontakt mit uns auf oder hinterlassen Sie einen Rückrufwunsch, dann können wir ganz unverbindlich einmal über das Thema Electronic Data Interchange sprechen.