Provisionsabrechnung

Wie funktioniert die Provisionsabrechnung?

Ein Vertreter oder Handelsvertreter verkauft als Vermittler etwas an einen Kunden.
Der Vertreter erhält eine Vertreterprovision, deren Höhe von zuvor definierten Bedingungen abhängt.
Damit der Vertreter seine Provisionen nachvollziehen kann, erhält er regelmäßig Provisionsabrechnungen.

Was enthält ein Provisionsabrechnung?

Name und Anschrift der Firma, welche die Provision zahlt,
Name / Anschrift des Vertreters oder des Vertriebspartners,
alle weiteren Angaben, die üblicherweise auf einem Geschäftsbrief vorhanden sind,
das Datum, an dem die Abrechnung erstellt wurde,
den Zeitraum, für den abgerechnet wurde,
Aufstellung der Rechnungen mit den Rechnungspositionen, für die die Provision gezahlt wird,
Aufstellung der Korrekturrechnungen oder Stornorechnungen (früher Gutschriften genannt) oder Belastungen, die dazu führen, dass Provision zurückgezahlt werden muss,
die Provisionsprozente, welcher der Vertreter für jede Position erhält (können unterschiedlich sein je nach Kunde/Artikel),
die Provisionsbeträge, welche pro Provision gezahlt werden,
Evtl. die Kampagne aus dem CRM- oder Marketingsystem,
die Summe der zu zahlenden Provision,
evtl. die Mehrwertsteuer, abhängig davon, ob der Vertreter ein Angestellter des Unternehmen ist oder freiberuflich z. B. als freier Handelsvertreter arbeitet und vorsteuerabzugsberechtigt ist (im Zweifel bitte den Steuerberater fragen).

Welche Arten der Provision und Provisionsabrechnung gibt es?

Wir unterscheiden im ERP System zwischen Provisionsabrechnungen mit und ohne MwSt. Welche davon zu erstellen ist, richtet sich nach der Beschäftigung des Empfängers der Provision. Ist der Vertreter ein angestellter Arbeitnehmer des Unternehmens, wird die Provision meist nur ausgerechnet und dann zum Gehalt addiert. Handelt es sich um einen selbstständigen Handelsvertreter, so sollten Sie diesem auch die Mehrwertsteuer auf der Provisionsabrechnung ausweisen.

Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die drei gängigsten Optionen erklären wir im Folgenden:

Provision nach Erstellen der Rechnung
Provision nach kompletter Zahlung des Kunden
Provision anteilig nach Zahlung des Kunden

Provision wird nach dem Erstellen der Rechnung gezahlt

Sofort nachdem die Rechnung an den Kunden erstellt ist, wird die Provision an den Vertreter berücksichtigt. Bei Einsatz dieser Regel spielt es keine Rolle, ob die berechnete Leistung schon bezahlt wurde. Für alles, was berechnet ist, gibt es für die einzelnen Rechnungspositionen auch die festgelegte prozentuale Provisionszahlung, natürlich nach einem zugeordneten Provisionsmodell und nur, sofern die Rechnungsposition auch provisionierbar ist. Vorwiegend wird diese Art der Provisionierung monatlich am Monatsende durchgeführt. Somit bezieht sich die Abrechnung auf den Verkauf des entsprechenden Monats. Das ist zwar wunderbar übersichtlich, aber birgt auch gewisse Risiken:

Vorteile	Nachteile
Die Vertreter bekommen zeitnah nach jedem Geschäft ein Erfolgserlebnis und sind dadurch motiviert.	Die Auszahlung der Provision kann vor der Zahlung des Kunden stattfinden. Wir zahlen also Geld an den Vertreter, obwohl wir es noch nicht erhalten haben. Das Geld ist also – egal ob der Kunde schon bezahlt hat – auf jeden Fall „schon mal weg“. Die Liquidität des Unternehmens wird durch die Provisionsansprüche belastet.
Die Vertreter können sich allein auf den Verkauf konzentrieren und müssen nicht danach streben, dass eine Leistung auch so erbracht wird, dass der Kunde auch alles bezahlt. Der Vertreter muss sich also nicht mit dem Presales-Business beschäftigen.	Das Interesse des Vertreters liegt jetzt ganz klar darin, neuen Umsatz mit neuen Aufträgen zu generieren, um wieder neues Geld zu verdienen, egal ob das Unternehmen das Geld bekommt oder nicht.

Provision wird gezahlt, wenn der Kunden den kompletten Rechnungsbetrag gezahlt hat

Hier haben wir nicht das Problem, dass der Vertreter kein Interesse mehr an der Zahlung des Kunden hat. Natürlich wird er alles daran geben, dass der Kunde so schnell wie möglich die Rechnungen komplett bezahlt. Je nachdem, was für Produkte verkauft werden, kann es aber schon sein, dass ein Kunde einen Abschlag einbehalten möchte oder sonst einen Abzug macht, der dafür sorgt, dass die Provision noch nicht ausgezahlt werden kann. Daher auch hier Vor- und Nachteile:

Vorteile	Nachteile
Wir schonen die Liquidität des Unternehmens, da erst relativ spät – nach vollständiger Zahlung des Kunden – auch der Vertreter bezahlt wird.	Diskussionen mit den Vertretern sind vorprogrammiert. Nur wenn alles, was berechnet wurde, auch bezahlt ist, bekommen Sie Provision. Das ist nicht mit jedem Produkt machbar.
Vertreter kümmern sich intensiv darum, dass ihre Kunden auch komplett bezahlen.	Vertreter sind demotiviert und verbringen Ihre Zeit damit, intern und extern alles dafür zu tun, dass Kunden zahlen. Diese Zeit geht für die Neukundenakquise verloren.

Provision wird nach Zahlungseingang (evtl. anteilig) gezahlt

Hiermit haben wir einen schönen Kompromiss als Vorlage in unsere Provisionsabrechnungssoftware integriert. Eine Möglichkeit, die Vorteile aus beiden anderen Modellen zusammenzufassen und die Nachteile zu minimieren.

Die Vertreter erhalten Ihre Provisionen anteilig nach Zahlungseingang. Auf der Provisionsabrechnung sehen Sie zum einen, was der Kunde bezahlt hat und zum anderen aber auch, wie viel Provision sie noch erhalten könnten, wenn der Kunde den offenen Rest bezahlt. Auch wenn es feste Provisionen für die verkaufte Leistung gibt, richten sich die fälligen Provisionszahlungen hier nun anteilig nach dem Prozentsatz der bereits geleisteten Zahlungen des Kunden.

Wir benötigen hierzu allerdings etwas Buchhaltung, um zu erkennen, was und wie viel ein Kunde wann bezahlt hat. Entweder unsere Finanzbuchhaltung oder aber zumindest das Modul Offene Posten Verwaltung wird benötigt. Denn hiermit erkennt unsere Software zur Provisionsabrechnung automatisch, pro Beleg die zwei relevanten Werte: Was wurde fakturiert und was davon wurde auch bezahlt. Hieraus kann die Provisionssoftware dann den Provisionsanteil berechnen.

Wie sieht die Provisionsabrechnung in unserem ERP-System aus?

Provisionsabrechnungen aus ERP-Systemen zu erstellen, ist vergleichsweise einfach. Schließlich hat eine ERP-Software alle Informationen gespeichert, um die entsprechenden Abrechnungen generieren zu können: Rechnungsbeträge, Zahlungen, Artikel und Kunden sind in der Datenbank jederzeit verfügbar.

Nachdem unser ERP-System zunächst die Abrechnungssätze ermittelt hat, können Sie die Ergebnisse bei Bedarf noch anpassen oder ändern. Falls nötig, können Sie in jeder Provisionsabrechnung manuell einen neuen Provisionssatz für jede Position anlegen oder ändern.

Vorteile gegenüber einer Provisionsabrechnung mit Excel

Im Gegensatz zu einer Excel-Abrechnung kann die ERP-Software selbstständig über die Offene-Posten-Verwaltung erkennen, zu welchem Zeitpunkt welcher Betrag vom Kunden bezahlt wurde. Wir erkennen darüber hinaus, welcher Vertreter für welchen Artikel bei welchem Kunden welchen Provisionssatz erhält, denn auch diesen Provisionssatz hinterlegen wir in unserer Warenwirtschaft.

Hieraus erstellen wir für jeden Vertreter oder Mitarbeiter die entsprechenden Dokumente, die zum Beispiel per E-Mail geschickt werden. Jede Provisionsabrechnung kann danach zusätzlich in unserem Dokumentenmanagement archiviert werden. Die Mitarbeiter im Vertrieb erhalten daraufhin – je nach Firmenzugehörigkeit – ihre Vergütungen entweder als Lohnart „Provision“ über die Lohnabrechnung ausgezahlt oder bekommen den Betrag direkt überwiesen. In letzterem Fall empfehlen wir, dass der Handelsvertreter eine Rechnung über den Betrag der Provisionsabrechnung erstellt, bevor die Zahlung ausgelöst wird. Eine andere Möglichkeit ist die Erstellung einer Gutschrift an den Handelsvertreter. Fragen Sie im Zweifel bitte Ihren Steuerberater.

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