Personalzeiterfassung (PZE)

Warum ist Personalzeiterfassung notwendig?

Wie immer kann man eine Sache von mindestens zwei Seiten sehen. Eine Personalzeiterfassung dient doch der Kontrolle, wenn die Anwesenheitszeit der Mitarbeiter damit überwacht wird. Wer zahlt schon gerne für eine Leistung, die er nicht bekommt. Arbeitgeber sind da auch keine Ausnahme. Und wenn ein Arbeitgeber zulassen würde, dass die Mitarbeiter kommen und gehen, wann sie wollen, würde dies rasch zu Streitigkeiten und Neid führen. „Ich arbeite weit mehr als der/die andere, bekomme aber dasselbe Geld“ – wäre ein berechtigter Einwand.

Wir denken da lieber positiv: Durch die Zeiterfassung gibt es ein kleines bisschen mehr Gerechtigkeit. Außerdem ermöglicht eine PZE auch eine viel freiere Einteilung der Arbeitszeit. Mitarbeiter können sich die Zeiten, an denen gearbeitet wird, innerhalb zu definierender Grenzen selbst aussuchen. Sie können in Phasen mit viel Arbeit Stunden sammeln, um diese später – in Zeiten mit weniger Arbeit – wieder abzubauen.

Mit der 3S Personalzeiterfassung können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen, dokumentieren und auswerten. Für alle Mitarbeiter werden die Daten zentral im ERP System gepflegt. Mit elektronischen Stempelkarten oder auch mit den 3S BDE-Terminals ermitteln wir automatisch die Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter.

Flexible Arbeitszeiten – ermöglicht durch die Personalzeiterfassung

Bei Bedarf können Sie für Ihre Angestellten Gleitzeiten abrechnen, mit Zeitkonten arbeiten und Überstundenkonten für die Überstunden der Mitarbeiter führen. Erfassen Sie im Handumdrehen Arbeitsunterbrechungen und Pausen wie Kaffee-, Raucherpausen und andere Abwesenheitszeiten. Zugleich erfüllen Sie die Vorschriften und Gesetze und kommen der Verpflichtung nach, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu erfassen.

Ob Dienstgang, Gleitzeit oder Überstunden, natürlich erstellen Sie auch einen Nachweis von Arbeitszeiten und Fehlzeiten ohne großen Aufwand für jeden Mitarbeiter auf Knopfdruck oder automatisch. Durch die Verwendung einzelner Arbeitszeitmodelle lassen sich die Arbeitnehmer effizient und übersichtlich zuordnen. Mit einer unternehmensweiten flexiblen Zeit- und Urlaubsplanung schaffen Sie nicht nur die Grundlage für Ihre Zeiterfassung, sondern sorgen auch für Transparenz durch wertvolle Informationen in der Produktions- und Mitarbeiterplanung. Zudem übernehmen wir die Verwaltung von Urlaubsanträgen und die Steuerung von Automatikbuchungen zur Vermeidung von Fehlbuchungen.

Mobile Zeiterfassung

Ein Zeiterfassungsterminal muss nicht unbedingt wie eine alte Stempeluhr an der Wand hängen. Die Datenerfassung kann auch unterwegs erfolgen. Auf der Baustelle, beim Kunden, im Auto oder auf Montage kann die Arbeitszeiterfassung auf einem mobilen Terminal geschehen. Durch die Kombination 3S-Azul-Framework (AMF) und Zeiterfassungssystem kann auch auf Wunsch ein Mitarbeiter auf dem Smartphone oder einem PC gebucht werden.

Wenn Sie öfter an anderen Standorten – wie bei Kunden – arbeiten, können Sie auch mit einem Webterminal arbeiten. Dieses bekommt dann entweder eine bestehende Internetverbindung per Kabel oder WLAN oder das Webterminal wird mit einer eigenen SIM-Karte wie ein Mobiltelefon eine Internetverbindung herstellen.

Zutrittskontrolle / Zugangskontrolle in Kombination mit der Personalzeiterfassung

Die Mitarbeiter bekommen zum Buchen entweder Chipkarten oder Transponder z. B. für das Schlüsselbund. Mit solchen Transpondern (Karte oder Schlüsselanhänger) können wir auch eine Zutrittskontrolle realisieren.
In der ERP-Datenbank findet dann für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen das Zutrittsmanagement statt. Das bedeutet, Sie geben frei, welcher Mitarbeiter, wo und zu welcher Zeit Zutritt hat. Wenn Sie möchten, können Sie für sicherheitsrelevante Bereiche auch erkennen, wann welcher Mitarbeiter einen Bereich betreten hat.

Urlaubsverwaltung

Für jeden Mitarbeiter planen Sie den Urlaub in unserer Zeitwirtschaft. Die genommenen Urlaubstage, Resturlaub und auch bereits verplanter Urlaub werden nicht nur verwaltet, sondern können auch dem Mitarbeiter auf den Buchungsterminals dargestellt werden. Das erspart viel lästige Fragerei und Diskussionen in der Lohnbuchhaltung. Nachdem ein Urlaubsantrag durch den Mitarbeiter erfasst wurde, bekommt der Vorgesetzte diesen zur Genehmigung angezeigt. Nachdem dieser dann entschieden hat, wird der Mitarbeiter entsprechend informiert.

Schichtplanung

Die Schichtplanung ist Bestandteil der Produktion, arbeitet aber eng mit der Personalzeiterfassung zusammen. Wir planen hier die An- und Abwesenheiten der einzelnen Mitarbeiter und die Zuordnung an die Schichtmodelle. Die Personalzeiten der eingeplanten Mitarbeiter werden somit pro Schicht verwaltet. Gleichzeitig gestattet eine Skill-Datenbank dafür, dass in jeder Schicht bestimmte Mitarbeiter mit entsprechendem Know-how anwesend sind.

Auftragszeiterfassung

Unsere Auftragszeiterfassung ist schon ein Teil der Projektzeiterfassung, denn sie bucht nicht nur die Kommt- / Geht- / Pausenzeiten, sondern kann diese auch gleich noch einem Projekt, Auftrag oder Kunden zuordnen. Die erfassten Projektzeiten aus der Zeiterfassungssoftware können dann z. B. für eine Kostenkontrolle des Projekts verwendet werden oder dienen gleichzeitig in einer Übersicht als Stundennachweis dem Kunden gegenüber. Anders als bei einer Buchung über die BDE – bei der wir in Kombination von Mitarbeitern und Maschinendatenerfassung (MDE) die Zeit direkt auf einen Produktionsauftrag erfassen – haben wir bei der Auftragszeiterfassung oder Projektzeiterfassung lediglich den Kundenauftrag oder ein Projekt im Sinn. Auf dieses Projekt oder auf diesen Auftrag bezieht sich dann auch die Erfassung.

Schnittstellen Personalzeiterfassung zur Gehaltsabrechnung

Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung liefert unsere Personalzeiterfassung alle nötigen Daten wie Arbeitszeiten, Krankheit, Abwesenheit oder Erschwerniszuschläge. Zusätzlich können aus unserem flexiblen Produktionsmodul noch Werte für Prämienlohn oder Akkordlohn ausgewertet werden. Alle Daten können z. B. in einem Monatsjournal gedruckt oder aber über Schnittstellen an Ihre Lohn- und Gehaltssoftware übertragen werden.

Buchungsterminals für die Personalzeiterfassung

PC, Wandterminal oder App – je nach Anwendung auch gemischt

Wir können auch für die Personalzeiterfassung Windows-PCs verwenden. Die Eingabe für die PZE erfolgt dann über ein TFT-Touchdisplay oder über eine angeschlossene Tastatur. Über das 3S Azul-Mobile-Framework (AMF) können Sie sogar mit einer Smartphone APP unter IOS, Android oder Windows Buchungen vornehmen.

PZE-TERMINALS zur Zeiterfassung – Wandmontage

Datafox ist ein Hersteller, der seine Geräte als OEM-Hersteller uns Softwareentwicklern zur Verfügung stellt. Wir haben gute Erfahrungen mit diesen Geräten gemacht und verwenden Sie in verschiedensten Variationen. Mehr Informationen zu den Terminals finden Sie auf der Datafox-Homepage.

BDE-Terminals zur Betriebsdatenerfassung – Wandmontage

Hier ein Beispiel für ein BDE-Terminal, auch zur Wandmontage. Ähnliche Terminals können auch über einen BUS mit einer Maschine verbunden werden, um Daten auszulesen. Um Ihnen etwas zu empfehlen, müssen wir aber erst mehr über Ihren Betrieb wissen.

Mobiles Datenerfassungsgerät

Mit unserem neuen 3S Azul Mobile Framework (AMF) zur mobilen Datenerfassung können Sie mobile Geräte mit Android, IOS oder Windows verwenden. Wir vertreiben das hier dargestellte Gerät Orca III von der Firma Newland. Das Gerät verfügt über eine zweijährige Garantie, hat einen austauschbaren Akku, kann 1D- und 2D-Barcodes mit einem Laser erkennen und lässt sich über WLAN oder SIM-Karte überall bedienen.

Natürlich sind auch andere mobile Geräte mit Griffen oder anderen Bildschirmen möglich. Auch hier müssen wir zunächst mehr Informationen von Ihnen haben, um Sie richtig beraten zu können.